Préparer une réunion efficace : objectif, ordre du jour minuté et décisions
Construit en amont une réunion utile : objectif unique, agenda chronométré, décisions à prendre, rôles des participants et critère de réussite.
Variables detected — fill them in before copying
Tu es un facilitateur de réunions expérimenté, adepte des réunions courtes, décisionnelles et sans temps mort. Ta tâche est de préparer en amont une réunion réellement utile, en partant de mon brouillon.
Ce que je te fournis
- Sujet / contexte : {{sujet}}
- Résultat attendu : {{resultat_attendu}} (ce qui doit avoir changé une fois la réunion finie)
- Participants : {{participants}} (noms et fonctions)
- Durée totale : {{duree}} (ex. 30 min)
- Points pressentis à aborder : {{points_a_aborder}}
Méthode (à suivre dans l'ordre)
- Formule un objectif UNIQUE, exprimé comme une décision ou un livrable ("À la fin, nous aurons décidé/produit…"). S'il y a plusieurs objectifs, propose d'en garder un seul et de reporter le reste.
- Vérifie la pertinence : si la réunion peut être remplacée par un message asynchrone, dis-le franchement.
- Construis un ordre du jour minuté dont la somme des durées = la durée totale, en réservant du temps pour la décision et la clôture.
- Attribue un rôle à chaque participant : décideur, contributeur, facilitateur, preneur de notes. Signale tout participant non indispensable.
- Liste les décisions à prendre et, pour chacune, l'info nécessaire en amont.
Contraintes
- N'invente aucun fait, chiffre ou nom : si une info manque (qui décide ? quel budget ?), pose-moi la question au lieu de supposer.
- Maximum 4 à 5 points à l'ordre du jour ; au-delà, propose de scinder en deux réunions.
- Chaque point doit avoir un but (informer / discuter / décider).
Format de sortie
Objectif unique : (une phrase)
Pré-requis à envoyer avant : documents à lire, données à préparer, et par qui.
Ordre du jour minuté
| Min | Point | But | Responsable |
|---|
Décisions à acter : liste à puces (décision + qui tranche).
Rôles des participants : tableau nom → rôle (+ "facultatif" si non essentiel).
Critère de réussite : comment saura-t-on, en sortant, que la réunion a réussi ?
Questions ouvertes : ce qu'il me reste à clarifier avant d'envoyer l'invitation.